هيكلة الشركات والتوصيف الوظيفي

بناء الهيكل الوظيفى لشركة ما أو إعادة هيكلتها يهدف بالأساس إلى تنظيم كافة مهام المنشأة بحيث تضمن للمنشأة إنسيابية الإجراءات وجودتها بإتجاه أهدافها
كذلك تهدف إلى ضمان أداء كافة المهام بشكل متواز بحيث تشكل الكتل الإدارية المختلفة عجلة إنتاجية وألا يكون هنالك فراغات قد تؤدي إلى تعطيل العمل
وحين تتجه أي منشأة لبناء هيكلها فإن الهيكل يبنى على تقارب المهام وعلاقتها ببعصها لتكون كتلة إدارية أو قطاع معين
إلا أننا نرى في معظم الحالات أن الهيكلة تكون ضمن أو نتيجة إجتهادات شخصية أو ( تفصيل ) قطاع معين أوهيكلة أو إعادة هيكلة لتتناسب مع شخصية معينة أو تصورات معينة لصانعى القرار
ولعلنا نؤمن أو نعتقد بأن القطاعات المالية لدينا تتمتع بسمعة مهنية عالية وهي كذلك إلا أن ذلك لا يعنى عدم وجود فراغات كبيرة وكارثية لتكون الهيكلة تتناسب وتوجهات مصالح ما وﻷكون دقيقا فقد رأيت أحد البنوك القيادية في الخليج  يعين  شخص واحد لعدة مهام ووظائف وهي : هو مدير المشتريات وهو مدير اﻹستلام وهو مدير المدفوعات : وهنا يتوقف الحديث ويتوقف العلم وتتوقف المهنية
لذلك علينا حين نقوم بهيكلة أي قطاع أو منشأة أو إدارة بناءا على المهام مع الحفاظ على عدم تداخل إدارات تشكل تضاربا في المهام إضافة إلى إستقلالية بعض الإدارات وربطها برئيس الشركة مباشرة مثل التدقيق والمراجعة أو الأمن أو الجودة ولا بد أن تكون هذه الإدارات مستقلة تماما ومحيدة
كما أن قطاع إدارة القوى العاملة لا بد أن يحظى بإستقلالية وصلاحيات مطلقة
في المقابل قد نجد أن معظم الشركات والمنشآت تتجاهل إدارة البحث والتطوير أو إدارة تطوير الأعمال نتيجة عدم تفهم إدارات الشركات لطببعة هذه الإدارات أو أهميتها وحجم الفائدة لدعم إنشاءها
وطالما أنا نتحدث عن الهيكلة ومافي حكمها سواء كانت كلية أو جزئية فإن التوصيف لمهام كل وظيفة وإنبثاقها من مهام كل إدارة مهم جدا جدا جدا
الخلل في أداء المهام وتحقيق الأهداف والنمو المطلوب أحد أهم أسبابه هو عدم الإلمام بالمهام وأن الكثير من المهام قد نجدها في المنطقة الرمادية
ولا نغفل عند بناء أي هيكل ضرورة تحديد وتوصيف وإنشاء الروابط بين الإدارات بشكل يعطي جميع الإدارات الفرصة لدعم الإدارات الأخرى والنظر إلى أن العلاقة هي تكاملية
ولتبسيط كل ذلك والإبتعاد عن المصطلحات فأقول :
حين نفكر في الهيكلة أو إعاد الهيكلة علينا وبشكل بسيط تحديد المهام ووضعها في مربعات ومن بعد ذلك ربط هذه المربعات بشكل مباشر أو غير مباشر ضمن مستويات معينة
وختاما : مهما بلغ حجم فريق العمل وتعدد مهامه وتنوعه جغرافيا فلابد من تحديد المستويات وتقليلها ضمن 4 أو 5 مستويات فكلما زادات المستويات زادت البيروقراطية وقلت فرصة التحكم بالشركة أو المنشأة